Statybų automatizavimas: nuo pergrūsto e-mail iki aiškios finansinės situacijos – be perteklinio rankinio suvedinėjimo
Nepraleiskite nė vienos sąskaitos. Sąskaitos iš Gmail automatiškai nuskaitytos ir sukrenta į Google Sheets pagal tiekėją, kategoriją ir projektą. Matote finansinę situaciją šiandien, ne mėnesio gale.
Geriausiai tinka įmonėms, kurios per savaitę gauna 10+ sąskaitų arba turi 3+ aktyvius projektus.
Auditą paruošiame per 48 val. – gausite planą + kainą
- 1 psl. proceso schema (prieš/po)
- ROI: kiek val./sav sutaupysite
- Sprinto apimtis + fiksuota kaina
Kas dažniausiai skauda statybų įmonėms su sąskaitomis
- Sąskaitos paskęsta Gmail’e: praleidžiamos, pamirštamos, suvedamos pavėluotai.
- Medžiagos, transportas, subrangovai: daug skirtingų tiekėjų ir formatų.
- Rankinis suvedimas sukuria klaidas: sumos, PVM, tiekėjas, data, priedai.
- Projektų pelningumas nematomas realiu laiku, nes išlaidos nesusiriša su projektu.
- Nėra aiškaus vaizdo: kas apmokėta, kas vėluoja, kam reikia priminimo.
Sprendimas: Invoice Inbox → Projektų Pelnas Sprint (7–10 d.)
Per sprintą sujungiame Gmail, sąskaitų nuskaitymą ir projektų suvestines į vieną aiškų srautą, kad nepraleistumėte nė vienos sąskaitos.
Kas įeina
- Gmail taisyklės: label’iai, siuntėjai, subject’ai, kad sąskaitos visada būtų pagautos.
- PDF nuskaitymas (OCR/AI): tiekėjas, data, suma, PVM, aprašymas, mokėjimo terminas.
- Automatinė kategorija + tiekėjo atpažinimas (su taisyklėmis ir „mokymu“).
- Projektas: automatinė priskyrimo logika + žmogaus patvirtinimas, kai reikia.
- Google Sheets suvestinės: Išlaidos, Projektai, Skolos, PVM (ir Pajamos, jei reikia).
- Klaidų valdymas: jei neaišku, sistema sustabdo ir paprašo patvirtinti, bet nepraleidžia.
- Dokumentacija + perdavimas: schema, instrukcijos, 15–30 min įrašas (handover).
Case: sąskaitų suvedimas ir projektų išlaidos ant autopiloto
Tipinis scenarijus: statybų įmonė su keliais aktyviais objektais ir 20–100 sąskaitų per savaitę.
Ką padarėme
- Gmail sąskaitos automatiškai sužymimos (label) ir nukreipiamos į apdorojimą.
- PDF nuskaitymas ištraukia rekvizitus, sumas, PVM, terminus ir aprašymą.
- Tiekėjas atpažįstamas ir priskiriama kategorija (medžiagos, transportas, subrangovai ir pan.).
- Projektas priskiriamas pagal taisyklę, o kai neaišku – paprašo žmogaus patvirtinti.
- Google Sheets suvestinė rodo projekto išlaidas, skolas ir maržą.
Rezultatai per 30 dienų
- Sąskaitos suvedimo laikas: nuo ~5 val. iki <45 min
- Sutaupytas laikas: 8–15 val./sav. administracijai
- Praleistos sąskaitos: 0 (visos pagautos per Gmail taisykles)
- Projektų vaizdas: reali išlaidų suvestinė pagal projektą
- Apmokėjimų kontrolė: aiškūs terminai + skolų sąrašas
„Tai atlaisvino bent 2 darbo dienas per savaitę. Pasiūlymai iškeliauja tą pačią dieną, o pinigai įkrenta greičiau, nes sąskaitos išrašomos automatiškai.“ – Domas, CEO, Namiele
Saugumas: kodėl self-hosted n8n yra privalumas
Self-hosted
Automatizacijos veikia jūsų (arba jūsų pasirinkto) serverio aplinkoje – daugiau kontrolės ir mažiau trečiųjų šalių rizikų.
Prieigos
Atskiri vartotojai/rolės, API raktų saugojimas, minimali reikalinga prieiga („least privilege“).
Audit log’ai
Matosi kas ir kada įvyko, kas nepavyko, ir kodėl – lengviau prižiūrėti ir atsekti klaidas.
Papildomai (jei norite): IP allowlist, 2FA, secret management, backup’ai ir monitoringas (aptarti audito metu).
DUK
Kiek kainuoja?
Sprintai nuo €1,200, priklausomai nuo apimties.
Kiek trunka?
7–10 darbo dienų.
Ar tinka, jei jau naudojame Pipedrive ar Monday?
Taip. Integruojame į esamą stack’ą.
Ar reikės keisti esamus šablonus?
Nebūtinai. Dažniausiai pritaikome jūsų šablonus ir procesą.
Kas su klaidomis ar „lūžiais“?
Log’ai, pranešimai, fallback, testavimas, kad procesas nelūžtų tyliai.
Ar automatizacijos saugios ir GDPR?
Prieigos, self-hosted, duomenų minimizavimas. Detaliai aptariame audito metu.
Ar teikiate palaikymą?
Taip, galimas mėnesinis palaikymas ir monitoringas (opcijoje).
Rezervuokite auditą
Atsineškite: 2–3 sąskaitų pavyzdžius (PDF), kaip jos ateina į Gmail, ir jūsų projektų sąrašą. Per auditą parodysime aiškų planą ir sprinto kainą.